Of het nodig is om een to-do list af te vinken verschilt van persoon tot persoon. Soms is het opschrijven al een hele zinvolle stap. Het gevoel dat iets genoteerd is, geeft rust. Al zou het misschien juist een onrustig gevoel moeten opleveren omdat de kans groot is dat er nooit meer iets gebeurt met de genoteerde to-do, bijvoorbeeld wanneer het to-do lijstje ondersneeuwt onder nieuwe to-do lijsten. Tuurlijk moeten op de nieuwe lijst eigenlijk ook de oude punten meegenomen worden. Het écht goed regelen vergt discipine. En de to-do lijsten moeten niet te lang worden omdat anders alle beschikbare tijd gaat zitten in het shiften van items van lijst naar lijst en van sub-categorie naar sub-categorie. Direct nu doen. Dringend doen. Later doen. Ooit misschien een keer doen.

Die discipine speelt ook een rol bij het opvolgen van de opgestelde to-do lijsten. Wanneer doe je dat? En hoe zorgvuldig en gestructureerd? Brengt niets en niemand de voorgenomen werkzaamheden in de war? En hoe verhouden de terloops gemaakte to-do lijsten zich tot de langer lopende taken en planningen? Als dat twee losse systemen blijven, hoe kies je hoe je de tijd indeelt? In plaats van daar ook nog over na te moeten denken, is het beter om daar eenmalig een procedure voor in te richten. Jezelf te automatiseren.

Een zinvolle uitbreiding op de klassieke to-do lijst opsommingen is een to-do++ lijst. Een soort recept voor jezelf van iets wat vaker terugkeert. Bijvoorbeeld aan het einde van het jaar of maandelijks. Dat kan als agenda reminder ingesteld worden met een herhaal-tijdsinterval, maar wat als de ooit ingestelde reminder wordt getriggerd op een moment dat het niet uit komt? En dat zelfs meerdere keren na het drukken van een ‘sluimer’ knop? Niet afgevinkte to-do’s kunnen zich opstapelen op een lange lijst achterstallige taken die de stemming drukt, zodanig zelfs dat de ondoenlijke to-do lijst tijdelijk, maar eigenlijk definitief, uit zicht wordt geplaatst.

Door in de to-do++ lijst ook een tijdsindicatie op te nemen en een label, kan er een mechanisme ontstaan waarmee zaken wel aan de bel trekken, en dat zelfs op het juiste moment doen. Door jezelf te automatiseren en je agenda in te richten met blokken waarin bepaalde labels of tags van toepassing zijn kunnen periodiek ingestelde taken zich aandienen. Indien die passen binnen de beschikbare tijd.

Een vervolg-stap in het efficient maken van de to-do lijst is het toevoegen van ‘recepten’ per taak. Voor bijvoorbeeld het bijhouden van een goed doordachte back-up strategie is het handig om aangestuurd te worden door je eigen instructie-set. Sluit deze harddisk aan. Start dat programma op. Want jezelf proberen te herinneren wat de stappen waren zodra de taak in je dagtaken verschijnt, heeft als nadeel dat je niet meer precies weet wat er nodig is. Het opzoeken daarvan kost een ongedefinieerde portie tijd, waarmee het een taak wordt die je liever even vooruit schuift totdat je zeker weet dat er genoeg tijd voor is, en dat moment komt nooit.

Jezelf automatiseren helpt. Je hebt nu X uur om te werken aan taken van type Y. Zo te werk gaan vergt wel een goede uitwerking van de ‘recepten’ én de discipline om je eigen instructies op te volgen. Be Your Own Robot! Tegelijkertijd ben je gedurende de dag bezig die robot aan te sturen. Met instructies die je te binnen schieten. Dit doen, dat doen. En wel wanneer dit of dat aan de hand is. Zoals: Y hoeveelheid tijd beschikbaar of taak X afgerond of trigger Z getriggerd. Een stap voor de pro’s is het opdelen van de ‘recepten’ in sub-stappen. Dus als deel A gereed is, kan deel B gereed staan om getriggerd te worden. Maar vooralsnog zou het al een flinke stap zijn om dit basis mechanisme draaiend te hebben.

AI meets AR (glasses)